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業務効率を高めるために身につけたい!仕事に優先順位をつける3つの手順

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業務効率が高まればできる仕事量が増えますし、早く仕事を終らせて定時で帰ることもできます。つまり、業務効率を改善することは売上があがる上に残業代にも削減につながり、会社にとっては経費削減ができるというメリットがあるのです。

しかし、何を改善すれば業務効率が上がるのか悩まれることかと思います。そこで業務効率を高めるひとつの方法として、仕事に優先順位をつけるというやり方をご紹介します。残業が多い方、業務効率を改善したい経営者の方はぜひ参考にしてください。

仕事に優先順位をつけて取り掛かることで業務効率を高める

目についた仕事から片付けていくというやり方は効率的とは言えません。後回しにしてもいい仕事に時間をかけるのは非効率ですし、優先してやるべき仕事にかける時間が少なくなってしまいます。そもそも、何を先にやるべきかが分かっていないと効率良く仕事を進められません。

そこで提案したいのは、仕事に優先順位をつけて取り掛かり効率良く仕事を進めるやり方です。仕事の優先順位付けをすれば優先的に片付けるべき仕事が分かるので効率よく仕事が進められますし、後回しにしても構わない仕事に時間をとられずに済みます。

先にやるべき仕事を後回しにすると気が重くなるので、先に片付けてしまった方が気持ちの面でも楽になるでしょう。

仕事に優先順位をつける手順

やるべき仕事をToDoリストに書き出す

まずやるべき仕事をToDoリストに書き出してください。ToDoリストに書き出すことで今抱えている仕事を可視化します。やり忘れを防ぐ効果もあるので、面倒くさがらずにとにかく書き出してみることが大切です。

ToDoリストは紙でも構いませんが、ToDoリストアプリタスク管理アプリを使うことをおすすめします。「Todoist」のように複数のプラットフォームに対応しているToDoリストアプリを使うと管理が非常に簡単です。

f:id:urj:20170312063818j:plain 出典:Todoist

タスクを細分化する

タスクが大きい場合は細分化をしていきます。ひとつのタスクを細かく分けることにより、何をすべきかがはっきり見えてきます。

タスクが大きくてゴールが遠いと気が重たくなりますが、タスクを細分化してひとつひとつのタスクのゴールが見えるようにすることで着手しやすくなるでしょう。特にひとりで仕事をしている自営業の方やフリーランスの方は、タスクが大きくてモチベーションが上がらないことがあるかと思います。

そんな時はタスクを細分化してゴールを区切ってみると、作業全体の把握にもつながり効率的です。

重要度の高い仕事から優先順位をつける

ToDoリストに仕事を書き出したら、重要度の高い仕事から優先順位をつけていきます。先に片付けるべきもの、他の業務に影響するもの、締め切りが近いものなど、仕事ごとに優先順位を考えてください。後回ししても問題ない仕事は重要度を低くします。

特に他の業務に影響する仕事を優先することのはとても大事です。これを後回しにしてしまうと途中で作業を中断せざるを得なくなるので効率よく仕事を片付けられません。他の業務に影響する仕事を優先的に片付けるようにすれば、自然と業務効率は改善されていくでしょう。

雑務は時間を決めてまとめて処理する

メールチェックなどの雑務を随時行うのは効率的とは言えません。雑務が発生するたびに作業が中断され、集中力も途切れてしまいます。

雑務は決まった時間に処理する、または取りかかっている作業が一段落ついてからまとめて片付けた方が効率的です。メールチェックをする時間を決めておくとメールの着信のたびに集中力を妨げられずに済みます。

雑務は息抜きにもなるので、休憩がてらに処理してしまいましょう。

おわりに

仕事が早い人は何を優先して片付けるべきか理解した上で作業に取りかかっています。ToDoリストに書き出す時間、優先順位をつける時間を必要と思うか面倒だと思うかで仕事の進め方に差がついていくでしょう。

業務効率を改善するなら、仕事の優先順位をつけてから取りかかることが大切です。

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