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生徒カルテとは?

学習塾を経営していく場合、生徒管理は非常に重要な業務となります。

生徒管理マスター等のシステムで一元管理する顧客データベースの様なものもありますし、個別の授業や、月次、定期的な保護者との連絡、情報共有ツールとして利用されています。

特に、個別指導では、毎回の授業について、「指導報告書」を作成し、発行するケースが多いです。そこで、今回は生徒カルテ「指導報告書」について説明したいと思います。

(1)生徒カルテ(指導報告書)とは

 個別指導では、毎回、生徒に合わせた独自のカリキュラム、時間割で進行する事が多く、宿題等の範囲や量もそれぞれ異なるために、保護者に対して毎回、授業後に生徒カルテを発行する場合が一般的です。塾によっては、月に1回作成する場合もあります。

 生徒カルテを発行する事で、塾での様子や学習進捗状況の報告や事務連絡を行い、保護者とのコミュニケーションを促進するものです。

(2)生徒カルテの記載内容

 生徒カルテに記載される項目としては、以下の様なものが一般的です。

・指導日、科目、担当

・具体的な指導内容(使用テキスト、ページ、小テスト等を行った場合は、その点数)

・指導を通しての、理解度、留意事項

・次回までの宿題

・その他、事務連絡、保護者への報告事項

上記の他にも、小テストや各種テストの得点推移や、志望校、在籍校の情報、属性等についてや、性格等のキャラクター、習い事や部活動等の情報等を記載している場合もあります。記載内容は、その塾の生徒管理の仕方によって、異なります。

(3)生徒カルテ作成の留意点

 生徒カルテの作成は、基本的に、直接指導した講師自身が作成する事になります。ですので、講師には作成の仕方をしっかりと教育する必要があります。

 特に、生徒カルテは手書きで作成する場合が多く、字の丁寧さや正しい言葉遣いが求められます。

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